Okul yönetim sistemi, bir eğitim kurumunun öğrenci kaydı, ders programı, yoklama, ölçme değerlendirme, tahsilat ve veli iletişimi gibi işlerini tek bir yazılım üzerinde toplayan programdır. Okul yazılımı ve okul otomasyon programı adlarıyla da anılır.
Egitimdio, bu işleri on iki modülde toplayan bir okul yönetim yazılımıdır. Bir yazılım şirketinin masasında değil, faal bir öğretim kurumunun içinde geliştirildi ve o kurumda her gün kullanılıyor.
Bir okul yönetim programının kapsaması beklenen sekiz iş. Egitimdio’da bunların hepsi aynı veriyi kullanır; bir kez girilen bilgi tüm modüllerde geçerlidir.
01
Öğrenci kaydı ve kurum hafızası
Başvurudan mezuniyete kadar tek kayıt. Kişisel bilgiler, veli iletişimi, sınıf ve şube geçmişi, indirim ve burs kararları aynı dosyada tutulur; personel değiştiğinde kurum hafızası kaybolmaz.
02
Ders programı ve derslik planlaması
Öğretmen müsaitliği, derslik kapasitesi ve şube dengesi birlikte değerlendirilir. Aynı öğretmenin iki yerde, aynı dersliğin iki sınıfta görünmesi sistemce engellenir.
03
Devam ve devamsızlık takibi
Yoklama ders başında tek ekrandan alınır. Geç gelen ve devamsız öğrenci yöneticiye anlık düşer, veliye aynı gün bildirilir.
04
Ölçme ve değerlendirme
Deneme sınavı optik çıktısı yüklendiğinde branş ve konu bazlı net analizi, sınıf sıralaması ve gelişim eğrisi otomatik üretilir.
05
Tahsilat ve öğretmen hakedişi
Sözleşme, taksit planı, kalan bakiye ve gecikme takibi tek yerde. Öğretmen hakedişi elle girilmez; fiilen yapılan dersten üretilir.
06
Veli ve öğrenci portalı
Veli devamsızlığı, deneme sonucunu ve kalan bakiyeyi kendi ekranından görür. Sekreterliğe gelen “çocuğum bugün geldi mi” aramaları azalır.
07
Yetkilendirme ve rol ayrımı
Yönetici, müdür, öğretmen, etüt sorumlusu, öğrenci ve veli ayrı ekranlar görür. Öğretmen kendi sınıfının dışını, veli kendi çocuğunun dışını göremez.
08
Raporlama
Doluluk, devamsızlık eğilimi, tahsilat gerçekleşmesi ve deneme ortalamaları dönemsel olarak raporlanır. Rapor için ayrıca veri girilmez; günlük işleyişten üretilir.
02SIK SORULAN
e-Okul varken okul yönetim sistemine gerek var mı?
İkisi birbirinin yerine geçmez. e-Okul, Millî Eğitim Bakanlığı’nın resmî kayıt ve not sistemidir. Okul yönetim sistemi ise kurumun kendi işletme süreçlerini yönetir.
Konu
e-Okul
Okul yönetim sistemi
Amacı
Millî Eğitim Bakanlığı’nın resmî öğrenci kayıt ve not sistemi.
Kurumun günlük işletme yönetimi: program, tahsilat, etüt, deneme, veli iletişimi.
Kimin için
Örgün eğitim kurumları için zorunlu, tek tip.
Dershane, özel okul, etüt merkezi ve kurs; kurumun kendi işleyişine göre.
Ders programı
Program üretmez; hazır programın girilmesini bekler.
Çakışma denetimiyle programı kendisi kurar, değişikliği anında yayar.
Tahsilat
Kapsamında değildir.
Sözleşme, taksit, gecikme ve öğretmen hakedişi tek yerde.
Deneme analizi
Kurum içi deneme sınavlarını kapsamaz.
Optik çıktısından branş ve konu bazlı net analizi üretir.
Veli iletişimi
e-Devlet üzerinden resmî bilgiler.
Devamsızlık, ödev, deneme sonucu ve bakiye velinin telefonunda.
Amacı
E-OKULMillî Eğitim Bakanlığı’nın resmî öğrenci kayıt ve not sistemi.
OKUL YÖNETİM SİSTEMİKurumun günlük işletme yönetimi: program, tahsilat, etüt, deneme, veli iletişimi.
Kimin için
E-OKULÖrgün eğitim kurumları için zorunlu, tek tip.
OKUL YÖNETİM SİSTEMİDershane, özel okul, etüt merkezi ve kurs; kurumun kendi işleyişine göre.
Ders programı
E-OKULProgram üretmez; hazır programın girilmesini bekler.
OKUL YÖNETİM SİSTEMİÇakışma denetimiyle programı kendisi kurar, değişikliği anında yayar.
Tahsilat
E-OKULKapsamında değildir.
OKUL YÖNETİM SİSTEMİSözleşme, taksit, gecikme ve öğretmen hakedişi tek yerde.
Deneme analizi
E-OKULKurum içi deneme sınavlarını kapsamaz.
OKUL YÖNETİM SİSTEMİOptik çıktısından branş ve konu bazlı net analizi üretir.
Veli iletişimi
E-OKULe-Devlet üzerinden resmî bilgiler.
OKUL YÖNETİM SİSTEMİDevamsızlık, ödev, deneme sonucu ve bakiye velinin telefonunda.
03MODÜLLER
On iki modül, yalnızca kullandığınız kadarı
Lisanslama modül bazlıdır; kullanılmayan modül faturalandırılmaz. Modül ekleme ve çıkarma işlemleri tek adımda, veri kaybı olmadan gerçekleştirilir.
Okul yönetim sistemi, bir eğitim kurumunun öğrenci kaydı, ders programı, yoklama, ölçme değerlendirme, tahsilat ve veli iletişimi gibi işlerini tek bir yazılım üzerinde toplayan programdır. Amacı, aynı bilginin birden çok yere girilmesini ortadan kaldırmak ve kurumun tamamını tek ekrandan görünür kılmaktır.
Okul yönetim sistemi ile e-Okul arasındaki fark nedir?+
e-Okul, Millî Eğitim Bakanlığı’nın resmî kayıt ve not sistemidir; örgün eğitim kurumları için zorunludur. Okul yönetim sistemi ise kurumun kendi işletme süreçlerini yönetir: ders programı kurma, tahsilat ve taksit takibi, kurum içi deneme analizi, etüt planlaması ve veli portalı. İkisi birbirinin yerine geçmez, birlikte kullanılır.
Okul yazılımı ile okul otomasyonu aynı şey mi?+
Pratikte aynı şeyi anlatan üç ad kullanılır: okul yönetim sistemi, okul yazılımı ve okul otomasyon programı. Aralarındaki fark teknik değil, alışkanlıktır. Önemli olan adı değil, kapsadığı modüller ve modüllerin birbiriyle veri paylaşıp paylaşmadığıdır.
Hangi kurumlar okul yönetim sistemi kullanır?+
Dershaneler, özel okullar, etüt merkezleri, kurslar ve özel öğretim kurumları kullanır. Kurum büyüklüğü belirleyici değildir; seksen öğrencili bir etüt merkezinde de dokuz yüz öğrencili bir kurumda da aynı işler yapılır, yalnız ölçek değişir.
Okul yönetim sistemi fiyatları neye göre belirlenir?+
Öğrenci sayısı, kurumun bulunduğu il ve seçilen modüller belirleyicidir. Egitimdio’da öğrenci başına birim fiyat kurum büyüdükçe kademeli olarak azalır, kullanılmayan modül faturalandırılmaz ve il kademesi için Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nın SEGE araştırması esas alınır.
Dönem ortasında geçiş yapılabilir mi?+
Yapılabilir. Öğrenci ve öğretmen listeleri tarafımıza ulaştıktan sonra kurulum genellikle bir hafta içinde tamamlanır. Geçiş sürecinde mevcut düzeniniz kesintisiz çalışmaya devam eder.
Mevcut verilerimiz aktarılıyor mu?+
Aktarılıyor. Excel dosyalarınız ya da mevcut programınızdan alınan dışa aktarım yeterlidir. Aktarım tarafımızdan yapılır ve ayrıca ücretlendirilmez.
Verilerimiz nerede tutuluyor?+
Her kurumun verisi kendi veritabanında tutulur; diğer kurumlarla ortak bir havuzda değildir. Yedekleme günlük olarak alınır ve ayrılmanız hâlinde verilerinizin tamamı dışa aktarılarak size teslim edilir.
